Como organizar e diagramar artigos científicos no InDesign: passo a passo detalhado

Recebimento do e‑mail e preparação dos arquivos

• O processo começa ao receber o e‑mail que contém o volume, número da revista e o zip com os documentos.
• No e‑mail devem estar: artigo original (em português e inglês), fontes a serem usadas, modelos de template e arquivos de vínculo (imagens‑chave).

Estrutura de pastas e organização dos documentos originais

• Crie a pasta raiz da revista (ex.: rmg) → Diagramação → Ano → Volume (ex.: 32.2).
• Dentro do volume, crie subpastas padrão: doc (originais), pdf, mg (imagens) e, para cada idioma, pastas artigo_pt e artigo_en.
• Copie o artigo em português para artigo_pt e o em inglês para artigo_en. Isso facilita a visualização quando há vários artigos no mesmo volume.

Preparação dos textos no Word

• Abra cada artigo no Word, copie todo o corpo do texto (Ctrl+C) e cole em um novo documento em branco (Ctrl+V).
• Remova tabelas e figuras que ainda não foram inseridas no InDesign.
• Salve o arquivo como Word 97/2003 (.doc) para melhorar a importação.
• Corrija pequenos erros de pontuação (ex.: ponto fora da frase) antes de prosseguir.

Configuração do InDesign e importação dos estilos

• Abra o template correspondente ao idioma (português ou inglês). Caso apareça a mensagem de fontes ausentes, instale a fonte Adobe Garamond Pro que acompanha o pacote da revista.
• Salve o documento InDesign com o número do artigo (ex.: 32_205.indd).
• Defina as páginas‑mestre (A, B…) e ajuste o zoom com Alt+scroll.

Formatação de títulos, autores, resumo e palavras‑chave

• Copie o título, resumo, palavras‑chave e informações de autoria do Word para os campos do template.
• Converta textos em caixa alta para o padrão da revista (Ctrl+Shift+K) e ajuste o tracking quando necessário.
• Insira o asterisco ao lado do autor correspondente e remova o sobrescrito que deixa o símbolo pequeno (Shift+Ctrl+U).
• Preencha as caixas de afiliação, e‑mail e declaração de conflito de interesse.

Inserção e ajuste de figuras

• Localize a figura no documento original, copie‑a e cole no Photoshop para ajustar a resolução (300 dpi) e o tamanho em centímetros (ex.: 17 cm para duas colunas).
• Salve a imagem em formato JPEG na pasta mg com nome que identifique o artigo e a figura.
• No InDesign, posicione a figura próximo da chamada, ajuste a largura da caixa de texto e adicione a legenda (estilo Legenda em semi‑bold).
• Verifique o espaçamento entre a legenda e a figura (três setas para baixo).

Inserção e ajuste de tabelas

• Copie a tabela do Word, cole em um novo documento Word, salve como .doc e importe para o InDesign usando Colar sem formatação.
• Aplique o estilo Corpo Tabela, ajuste margens internas (1,4 pt) e converta o texto para caixa normal (primeira letra maiúscula).
• Defina a largura da tabela de acordo com o número de colunas: até 3 colunas → uma coluna do layout; mais de 3 → duas colunas.
• Se a tabela for muito larga, gire‑a 90° (Transformar → Rotacionar) e ajuste novamente a largura.
• Insira a legenda da tabela, aplique o estilo Legenda e ajuste o espaçamento como nas figuras.

Revisão final, exportação em PDF e backup

• Use a ferramenta Localizar para eliminar espaços duplos, verificar itálicos, subscritos e sobrescritos.
• Confirme que todas as referências estão no idioma correto (meses por extenso, formatação de autoria, etc.).
• Exporte o documento como Adobe PDF (interativo) com compressão automática e qualidade 300 dpi.
• Salve o PDF na pasta pdf e faça backup dos arquivos principais: PDF final, documento Word editável e imagens usadas.
• Registre o lote, volume e número do artigo em um controle de serviço para rastreabilidade.

Dicas rápidas

• Trabalhe com duas telas ou modo de tela dividida para comparar Word e InDesign simultaneamente.
• Sempre salve frequentemente (Ctrl+S) para evitar perda de alterações.
• Ao inserir elementos gráficos, mantenha a margem superior e inferior alinhadas ao grid da revista.
• Revise a última página da licença (em português ou inglês) para garantir consistência de idioma.

Seguir uma estrutura de pastas bem definida, preparar o texto no Word e aplicar rigorosamente os estilos e normas da revista no InDesign garante uma diagramação limpa, sem erros de formatação e pronta para aprovação editorial.